Office 365: Jak zarządzać i automatyzować przepływy pracy w Microsoft SharePoint

Wiele organizacji korzystających z usługi Office 365 Enterprise korzysta z oprogramowania SharePoint. Jest to nazwa oprogramowania, które umożliwia szybkie tworzenie wewnętrznych witryn dla różnych firm. Strony te publikują wiadomości i ogłoszenia, wspólnie pracują nad plikami.

Ponieważ niektórzy ludzie nie znają zalet przepływu pracy programu SharePoint, w następnej kolejności ocenimy jego główne aspekty. To pokaże ludziom, co otrzymają, jeśli zdecydują się kupić klucz Microsoft Office 365.

Utwórz i dostosuj listę

Aby stylizować nową listę w programie SharePoint, użyj aplikacji InfoPath. Musisz otworzyć zakładkę „Plik”, wybrać pozycję „Nowy” i kliknąć szablon formularza „Lista programu SharePoint”. Następnie otworzy się Kreator połączenia danych. Ważne jest, aby podać w nim adres witryny SharePoint.

Następnie pojawi się wybór – utwórz nową listę lub dostosuj istniejącą. Wybierając nową listę, należy podać jej nazwę i kliknąć OK.

Po otwarciu listy w programie SharePoint wyświetlany jest formularz domyślny. Posiada dwie kolumny. Aby zwiększyć liczbę kolumn, należy dodać dodatkowe pola do formularza programu InfoPath.

Utwórz przepływ pracy w SharePoint

Przepływy pracy programu Office SharePoint to wstępnie zaprogramowane miniaplikacje, które automatyzują różne procesy biznesowe. Na przykład pozwalają uprościć:

• zbieranie podpisów;
• zatwierdzanie dokumentów;
• zbieranie informacji zwrotnych;
• zatwierdzanie publikacji.

Dzięki automatyzacji procesów w SharePoint znacznie łatwiej jest pracować nad różnymi projektami. Wcześniej każda operacja wymagała działań określonego pracownika. To stworzyło wiele dodatkowych godzin pracy. Teraz śledzenie procesów odbywa się bez interwencji człowieka. W przypadku wystąpienia problemów aplikacja powiadamia o tym użytkownika.

Organizacje zwykle korzystają z wbudowanych przepływów pracy i dostosowują je do swoich potrzeb. Możesz także tworzyć nowe przepływy pracy w SharePoint, proste lub złożone.

Używanie programu SharePoint Designer do zarządzania przepływami pracy

Aby zmodyfikować ustawienia przepływu pracy, użyj aplikacji SharePoint Designer. To jest nazwa oprogramowania do projektowania stron internetowych. Pozwala tworzyć strony witryn i rozwiązania przepływu pracy SharePoint. Pierwszym krokiem jest uruchomienie programu SharePoint Designer i połączenie go z witryną programu SharePoint. Następnie utwórz przepływ pracy, określając dla niego warunki, działania i inne parametry.

Za pomocą programu SharePoint Designer można łączyć się z różnymi źródłami danych. Ta aplikacja łatwo integruje się z innymi programami Office 365.

Możliwe jest również pozyskiwanie informacji z zewnętrznych baz danych. Na przykład z usługi REST lub SOAP.

Różne źródła danych, które łączą się z programem SharePoint Designer:

• zewnętrzne bazy danych;
• listy i biblioteki;
• skrypty serwera;
• zewnętrzne dane biznesowe;
• Źródłowe pliki XML.

Użytkownicy mogą tworzyć interaktywne interfejsy, aby uzyskać dostęp do różnych źródeł informacji. Niektóre projekty łączą wiele źródeł danych. Jest to bardzo wygodne do pracy z informacjami.

Automatyzuj przepływy pracy za pomocą usługi Power Automate

Wiele organizacji automatyzuje procesy przy użyciu usługi Power Automate. Jest to wygodna i prosta aplikacja, w której nawet niedoświadczony użytkownik może łatwo zautomatyzować zadania w ciągu kilku minut.

W usłudze Power Automate użytkownik pracuje z przepływami. Tak nazywają się elementy konstrukcyjne automatyzacji procesów. Oni dzielą się:

• do klasyki
• są pospolite;
• przepływy procesów biznesowych.

Przepływy w chmurze automatyzują przepływy pracy za pomocą łączników. Klasyczne przepływy są zaprojektowane do pracy ze starszymi systemami, podczas gdy przepływy procesów biznesowych są zaprojektowane do automatyzacji wieloetapowych operacji.

Usługa Power Automate bezproblemowo integruje się z programami i witrynami internetowymi za pomocą widżetów przepływu. Szczególnie dobrze współpracuje z aplikacjami z Office 365.

Wniosek

Mam nadzieję, że teraz już wiesz co to SharePoint. Przepływ pracy programu SharePoint znacznie ułatwia wykonywanie zadań w różnych firmach. Dzięki automatyzacji działań nie wymagają zwykłych pracowników. Oszczędza to siłę pracowników i pieniądze organizacji.