Visio 2019: tworzenie profesjonalnych diagramów i wykresów dla biznesu

Wiele osób kupuje pakiet Microsoft Office 2019 ze względu na aplikację Visio. Jest to poręczny edytor graficzny, który umożliwia tworzenie wykresów, diagramów, schematów blokowych i rysunków. Jest używany przez pracowników w wielu firmach. Na przykład specjaliści IT i analitycy. Visio 2019 pomaga wyświetlać informacje graficzne w bardziej przyjazny dla użytkownika sposób, dzięki czemu widzowie mogą je lepiej zrozumieć.  

Nie wszystkie funkcje programu Visio są znane użytkownikom. Nawet jeśli dana osoba zakupiła klucz do pakietu Microsoft Office 2019, jest bardzo prawdopodobne, że nie korzysta z aplikacji z maksymalną wydajnością. Dlatego w następnej kolejności opiszemy standardowe i zaawansowane funkcje Visio 2019. Informacje te będą przydatne nie tylko dla użytkowników programu. Pomogą również tym, którzy jeszcze nie kupili Visio. Osoby te będą mogły lepiej ocenić aplikację i zdecydować, czy warto ją zamówić, czy nie.

Główne typy diagramów w Visio 2019

Po aktywacji pakietu Office 2019 i uruchomieniu programu Visio użytkownik będzie mógł tworzyć kilka rodzajów diagramów:

  • diagramy organizacyjne;
  • diagramy baz danych
  • diagramy przepływu danych;
  • schematy blokowe.

Schematy organizacyjne są bardzo przydatne, gdy chcesz pokazać strukturę relacji między pracownikami i grupami. Na przykład, w jaki sposób działy są połączone w dużej organizacji. Diagramy mogą być stosunkowo proste i zawierać tylko kilka elementów. Czasami konieczne jest utworzenie dużych projektów, aby pokazać nie tylko nazwy obiektów, ale także dodatkowe informacje. W razie potrzeby do diagramu można wstawić obrazy. Dzięki temu projekt staje się bardziej wizualny.

Jeśli kupisz pakiet Microsoft Office 2019, Visio umożliwia tworzenie modeli baz danych. Jest to przydatne w sytuacjach, gdy trzeba lepiej zrozumieć strukturę bazy danych. Ta funkcja może być używana na wiele sposobów. Na przykład, jeśli dana osoba nie ma gotowej bazy danych, może łatwo przygotować model od podstaw, dodając do niego własne tabele. Można również zaimportować i dostosować istniejący model.

Jeśli chcesz pokazać logiczny przepływ danych w niektórych procedurach lub procesach, zaleca się przygotowanie diagramu przepływu danych. Ułatwia to odwoływanie się do zewnętrznych źródeł i określanie działań w celu przekształcenia informacji.

Aby zwizualizować hierarchię, decyzje, procesy i inne dane, zaleca się zakup klucza Microsoft Office 2019 i zastosowanie Visio. Łatwo jest pokazać proces jako sekwencję kroków lub elementów. Do diagramu można dodać dodatkowe informacje. Na przykład za pomocą tekstu lub obrysów wizualnych.

Tworzenie diagramów w Visio 2019

Korzystanie z tej aplikacji do tworzenia diagramów jest bardzo proste. Wszystko, co musisz zrobić, to określić niektóre dane, a oprogramowanie szybko przygotuje żądany diagram. W razie potrzeby informacje można pobrać z innego diagramu. 

Jeśli dana osoba zdecyduje się na zakup pakietu Microsoft Office 2019 i uruchomi aplikację Visio, będzie miała możliwość wykonywania różnych operacji na elementach diagramu. Na przykład poprawnie rozmieszczać i łączyć kształty. W razie potrzeby do dowolnego elementu można dodać tekst, aby diagram lub wykres był bardziej pouczający.

Aby użytkownicy nie musieli za każdym razem tworzyć projektów od podstaw, twórcy aplikacji zapewnili możliwość zastosowania gotowych szablonów i motywów. Ich wybór jest bardzo szeroki. Dzięki temu każdy może łatwo znaleźć szablon do tworzenia diagramu lub wykresu określonego typu. 

Wielu ekspertów zaleca również korzystanie z funkcji “Link to Data”, ponieważ automatycznie aktualizuje ona informacje na wykresie, gdy zmieniają się dane w źródle. Dzięki tej funkcji nie ma potrzeby ręcznego poprawiania wykresu. Jest on korygowany bez udziału użytkownika.  

Zaawansowane funkcje programu Visio 2019

Jeśli aktywujesz pakiet Office 2019, aby uruchomić Visio, warto poznać nie tylko podstawowe, ale także zaawansowane funkcje tego programu. Obejmują one:

  • dostosowywanie formularzy i obiektów;
  • praca z wyświetlaniem i organizacją elementów;
  • integracja z innymi aplikacjami;
  • współpraca nad diagramami za pośrednictwem Visio Online lub Teams.

Chociaż aplikacja oferuje użytkownikom dużą różnorodność szablonów, czasami nie spełniają one w pełni potrzeb użytkowników. Aby to naprawić, do diagramów można wstawiać dodatkowe elementy i kształty. Są one dodawane z urządzenia lokalnego lub z Internetu.

Visio pozwala na bardzo precyzyjne dostrojenie tworzonych projektów. Użytkownik może zmienić sposób wyświetlania diagramów lub sposób organizacji poszczególnych elementów.

Jeśli dana osoba kupi klucz do pakietu Microsoft Office 2019, może łatwo umówić się na wspólną pracę nad diagramami w Visio dzięki integracji z aplikacją Teams. Przydaje się to, gdy trzeba stworzyć złożony projekt. Szybka informacja zwrotna podczas wspólnej pracy umożliwia wykonanie zadań w krótszym czasie.

Eksportowanie i publikowanie diagramów

Aby pokazać innym utworzony diagram lub wykres, nie trzeba korzystać wyłącznie z programu Visio. Projekt można łatwo zapisać w innych formatach:

  • PDF;
  • PNG;
  • SVG;
  • EMF;
  • JPG;
  • WMF;
  • TIF;
  • GIF.

Umożliwia to wyświetlanie diagramu lub wykresu na wielu różnych urządzeniach.

Jeśli dana osoba nie czuje się komfortowo zapisując projekt na nośniku, może opublikować go online. W aplikacji dostępna jest również funkcja, dzięki której użytkownik może łatwo skopiować diagram lub schemat do SharePoint. Pozwoli to na udostępnienie pliku wielu osobom.

Jeśli dana osoba zdecyduje się na zakup pakietu Microsoft Office 2019 i utworzy diagram w Visio, zawsze może wydrukować go na drukarce. Jednak podczas pracy z dużymi diagramami często pojawiają się problemy. Na przykład niektóre słupki i kolumny przesuwają się podczas drukowania. Dlatego ważne jest, aby dobrze dobrać rozmiar papieru drukarki i rozmiar strony projektu.

Podsumowanie

MS Visio to bardzo przydatne narzędzie do tworzenia diagramów, rysunków i wykresów. Posiada wiele przydatnych funkcji. Mimo że został zaprojektowany głównie dla profesjonalistów, Visio okazał się również doskonałym narzędziem dla zwykłych użytkowników. Visio umożliwia wydajną pracę z diagramami, zarówno samodzielnie, jak i w grupach.