Access 2019: Zarządzanie bazami danych i tworzenie aplikacji bez programowania

Do zarządzania bazami danych ludzie i organizacje często używają programu Access 2019. Aplikacja ta umożliwia przetwarzanie i przechowywanie ogromnych ilości informacji. Aby ją uzyskać, wystarczy kupić pakiet Microsoft Office 2019. W tym programie można pracować z wieloma bazami danych jednocześnie. Skraca to czas poświęcany na wykonywanie skomplikowanych zadań.

Nawet osoby, które dokonały aktywacji pakietu Office 2019, nie zawsze znają wszystkie funkcje programu Access. Dlatego w następnej kolejności opiszemy najbardziej przydatne narzędzia aplikacji. Informacje te pomogą ci efektywniej korzystać z programu Access 2019. Przegląd programu może być również przydatny dla tych, którzy go nie używają. Na podstawie naszego przewodnika z łatwością określą, czy potrzebują tej aplikacji, czy nie.

Tworzenie baz danych w programie Access 2019

Jeśli dana osoba dokonała aktywacji pakietu Office 2019 i chce korzystać z programu Access, warto, aby wiedziała, z jakich elementów składają się bazy danych. Ich głównymi komponentami są

formularze;
tabele;
zapytania;
raporty.

Aplikacja umożliwia nie tylko tworzenie baz danych od podstaw, ale także przygotowanie powłoki dla zewnętrznych baz danych.

Aby przechowywać informacje w programie Access 2019, można je sformatować jako tabelę. Przykładem może być tabela z kontaktami zawierająca nazwiska, numery telefonów i adresy osób. W bazie danych może znajdować się jedna lub więcej tabel. Zależy to od złożoności bazy danych.

Jeśli użytkownik zakupił klucz do pakietu Microsoft Office 2019, aby przygotować tabelę w programie Access, ma kilka opcji. Może na przykład utworzyć nową bazę danych, zaimportować tabelę z innego źródła informacji lub wstawić tabelę do swojej bazy danych.

W programie Access 2019 informacje można łatwo importować z różnych źródeł. W tym z plików tekstowych, dokumentów Excel i Word.

Zarządzanie danymi w programie Access 2019

Użytkownicy mogą wykonywać różne operacje na informacjach w tabelach. Na przykład wprowadzać, edytować lub usuwać.

Do sortowania danych aplikacja używa zapytań. Ułatwiają one pracę z informacjami, a także są przydatne do automatycznego zarządzania danymi. Jest to korzystne, gdy trzeba regularnie przeglądać aktualne informacje.

Ponieważ nie zawsze wygodnie jest uzyskać potrzebne informacje z tabel, Access 2019 ma funkcję raportu. Funkcja ta umożliwia generowanie raportów z różnych źródeł. Chociaż nie zawsze zawiera on kompleksowe dane, może pomóc w szybkiej ocenie podstawowych informacji. Aby skorzystać z tego narzędzia, wystarczy aktywować pakiet Office 2019 i uruchomić program Access.

Tworzenie aplikacji bez programowania

Jeśli użytkownik musi szybko zorganizować informacje, warto zastosować szablony w programie Access. Pozwalają one przygotować aplikacje na popularne tematy. Na przykład Kontakty i Zarządzanie projektami. Aplikacje należy nazwać i zlokalizować. Można je również hostować na serwerze SharePoint. Po przygotowaniu aplikacja zostanie otwarta w programie Access 2019.

Gdy ludzie muszą wykonywać te same zadania w aplikacji, mogą łatwo przyspieszyć swoją pracę. Służą do tego zautomatyzowane akcje i makra. Narzędzia te pozwalają uniknąć powtarzania tych samych operacji od początku do końca. Są one bardzo przydatne, jeśli trzeba pracować z dużą liczbą baz danych.

Zaawansowane funkcje w programie Access 2019

Jeśli użytkownik aktywuje pakiet Office 2019 i otworzy aplikację Access, zobaczy różnice w tej wersji w porównaniu do starszych. Na przykład deweloperzy dodali tutaj wiele nowych wykresów.

Również w programie Access 2019 dostępna jest opcja wykonywania bardziej zaawansowanych analiz danych za pomocą zapytań SQL. Opcja ta znacznie poprawia wydajność, ponieważ moc obliczeniowa serwerów jest znacznie większa niż w przypadku domowego komputera.

Jedną z zalet programu Access 2019 jest to, że jest on zintegrowany z innymi aplikacjami z pakietu Office. Obejmuje to programy Excel, Word i PowerPoint. Mają one wspólny język programowania. Pozwala to użytkownikom zarządzać obiektami jednego programu za pośrednictwem innych aplikacji.

Gdy kilka osób pracuje z tą samą bazą danych, mogą łatwo zwiększyć produktywność, jeśli dzielą się informacjami. Baza danych byłaby przechowywana na współdzielonym dysku sieciowym. Należy jednak pamiętać, że ta opcja stwarza pewne zagrożenia dla bezpieczeństwa. Każdy pracownik ma pełną kopię pliku. Zwiększa to prawdopodobieństwo, że ktoś nieupoważniony uzyska dostęp do ważnych danych.

Aby uniknąć przypadkowego usunięcia cennych informacji, wygodnie jest tworzyć łącza między różnymi bazami danych w programie Access 2019. Pozwala to zachować integralność danych. Łącza można tworzyć nie tylko między bazami danych na tym samym komputerze, ale także z zewnętrznymi źródłami informacji.

Eksportowanie i udostępnianie danych

Jeśli dana osoba zdecyduje się na zakup pakietu Microsoft Office 2019 w celu korzystania z aplikacji Access, może zaistnieć potrzeba skopiowania danych. Można to zrobić na kilka sposobów. Eksportowanie danych jest uważane za najbardziej niezawodne, ponieważ pozwala użytkownikowi wybrać, co chce wysłać. Na przykład tabela z informacjami lub pusty układ tabeli.

Gdy ktoś chce zapisać informacje z programu Access 2019 w innym formacie, zwykle konwertuje bazy danych do plików z rozszerzeniem:

XML;
XLS;
CSV.

Importowanie danych działa w podobny sposób. Użytkownicy przenoszą informacje z innych formatów plików do programu Access.

Parametry eksportu i importu można dostosować. Na przykład można wybrać kodowanie. Te operacje bazodanowe pozwalają ludziom na bardzo szczegółowe określenie tego, co chcą zrobić. Mogą między innymi określić, czy chcą importować relacje między tabelami.

Podsumowanie

Aplikacja Access 2019 pomaga wydajnie pracować z bazami danych. Jest korzystna w użyciu w wielu firmach. Dzięki Access ludzie mogą łatwo gromadzić i konsolidować informacje z różnych źródeł. Interfejs programu jest dość prosty i zrozumiały dla przeciętnego użytkownika. Jeśli ktoś kupi Microsoft Office 2019, automatycznie otrzyma Access.