Outlook 2019: wydajne zarządzanie pocztą e-mail i zadaniami

Wiele osób musi kupić pakiet Microsoft Office 2019 dla programu Outlook. Umożliwia on odbieranie i wysyłanie wiadomości, zapisywanie kontaktów i śledzenie zadań w kalendarzu. Jest to poręczny i łatwy w użyciu program.

Niektórzy uważają, że nowy Outlook nie różni się niczym od starszych wersji. Ale w rzeczywistości ma kilka interesujących innowacji. Dlatego zakup i aktywacja Office 2019 jest korzystna nie tylko dla tych, którzy jeszcze nie korzystali z Outlooka, ale także dla posiadaczy wcześniejszych wersji tej aplikacji. Następnie omówimy jego najciekawsze funkcje do zarządzania pocztą e-mail i kalendarzem. Informacje te pomogą potencjalnym nabywcom zdecydować, czy zakup klucza Microsoft Office 2019 z Outlookiem jest dla nich korzystny.

Organizacja skrzynki pocztowej

Aby efektywniej zarządzać skrzynką pocztową, użytkownicy Outlooka mają do dyspozycji funkcje:

• tworzenie folderów w celu organizowania wiadomości e-mail;

• Używanie filtrów do automatycznego przetwarzania poczty przychodzącej;

• klasyfikowanie wiadomości według etykiet i kategorii.

Jeśli dana osoba korzysta z aplikacji od dłuższego czasu, gromadzi się w niej duża liczba wiadomości, zadań i kontaktów. Bardzo trudno jest je posortować. Na szczęście po aktywacji pakietu Office 2019 użytkownicy mogą przygotować foldery do organizowania dokumentów. 

Tworzenie folderu w aplikacji jest łatwe.

Należy uruchomić program i kliknąć prawym przyciskiem myszy w jego lewym obszarze. Wybrać opcję “Utwórz folder”, określić nazwę i nacisnąć Enter.

Gdy w aplikacji zgromadzonych jest wiele wiadomości, niezwykle trudno jest znaleźć wśród nich pojedynczą. Problem ten można rozwiązać za pomocą wbudowanych filtrów Outlooka.

Otwórz dowolny folder w poczcie e-mail, wybierz grupę “Znajdź” na wstążce i kliknij “Filtr poczty e-mail”. Określ w wyszukiwaniu parametr, według którego chcesz filtrować wiadomości. Spowoduje to szybkie utworzenie listy dokumentów o określonej charakterystyce.

Jeśli dana osoba zdecydowała się na zakup pakietu Microsoft Office 2019 i musi sortować wiadomości w programie Outlook według ważności, użytkownik uzna za przydatne klasyfikowanie wiadomości według etykiet. Na przykład oznaczenie “Do zrobienia” jest przydatne, gdy dana osoba musi pamiętać o wykonaniu zadania. Po wykonaniu zadania wiadomość można oznaczyć jako ukończoną. 

Efektywne korzystanie z funkcji poczty e-mail

Aby podzielić otrzymywane wiadomości na grupy, warto skorzystać z funkcji “Niepilne”. Jest to korzystne dla osób, które otrzymują dużo wiadomości e-mail. Serwer pocztowy śledzi, które wiadomości e-mail czyta dana osoba. Na podstawie tych informacji wyróżnia wiadomości o niskim priorytecie i wysyła je do folderu “Niepilne”. 

Niektórzy użytkownicy Outlooka mają do wysłania wiele wiadomości e-mail o tej samej treści. Przygotowanie każdej wiadomości wymaga czasu. Jeśli ktoś zakupił klucz do pakietu Microsoft Office 2019, ma możliwość zautomatyzowania tworzenia identycznych wiadomości e-mail. Każda wiadomość może zostać zastosowana jako szablon. Podczas wysyłania wiadomości e-mail użytkownik może łatwo dodać do niej więcej informacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

Czasami ludzie nie odpowiadają na wiadomości w Outlooku przez jakiś czas. Na przykład, zwykle używają aplikacji do pracy, ale teraz wyjechali na wakacje lub na leczenie. W takiej sytuacji warto skonfigurować autorespondery. Funkcja ta pozwala wybrać zakres dat, w którym aplikacja będzie automatycznie wysyłać automatyczną odpowiedź na wszelkie wiadomości e-mail dotyczące nieobecności w pracy. 

Zarządzanie zadaniami i kalendarzem

Nierzadko zdarza się, że ludzie sporządzają listę rzeczy do zrobienia na papierze. Nie jest to jednak zbyt niezawodny sposób. Taką listę można łatwo zgubić, a następnie trzeba ją tworzyć od nowa. W przypadku zakupu pakietu Microsoft Office 2019 aplikacja Outlook umożliwia nie tylko przygotowanie listy zadań, ale także ich śledzenie. Dla każdego zadania można określić datę rozpoczęcia, termin i ważność. Ustawienia te pomogą lepiej poruszać się po celach i pamiętać, kiedy należy je ukończyć.

Jeśli dana osoba musi ustawić przypomnienia o pracy lub innych ważnych wydarzeniach, Outlook jest bardzo przydatny. Łatwo jest dodawać przypomnienia i powiadomienia do tej aplikacji. Są one wyświetlane nad innymi programami. Dzięki temu ważne informacje są zawsze przed oczami użytkownika. 

Zaawansowane funkcje i dostosowywanie programu Outlook 2019

Dodatkowe funkcje tej aplikacji dotyczą głównie integracji z innymi aplikacjami Microsoft. Na przykład Teams i OneDrive. Jeśli dana osoba musi zaplanować spotkanie w Teams, może to zrobić z poziomu Outlooka. W ten sposób użytkownicy programu zawsze będą wiedzieć, kiedy muszą porozmawiać ze swoimi współpracownikami. 

Integracja Outlooka z innymi aplikacjami ułatwia wymianę wiadomości i plików oraz szybsze uzyskiwanie informacji zwrotnych. Jest to przydatne zarówno w pracy, jak i w komunikacji osobistej. 

Jeśli użytkownik zakupił klucz do pakietu Microsoft Office 2019, ale nie jest zadowolony z wyglądu aplikacji, może dostosować program do swoich potrzeb. Obejmuje to łatwe wybieranie organizacji elementów, czcionek i innych ustawień. 

Niektóre osoby obawiają się, że ich wiadomości w Outlooku zostaną utracone. Na przykład dlatego, że zostały zhakowane. Na szczęście wszystkie ważne informacje można zapisać za pomocą kopii zapasowej. Istnieje kilka opcji dostępnych dla użytkowników. Jeśli dana osoba ma konto Exchange, jej poczta jest automatycznie archiwizowana na serwerach. Wiadomości e-mail można również zapisać na komputerze, aby później przywrócić je z kopii zapasowej.

Podsumowanie

Zakup pakietu Microsoft Office 2019 jest korzystny z wielu powodów. Jednym z nich jest obecność aplikacji Outlook. Jest to prosty i łatwy w użyciu program, który umożliwia wykonywanie wielu operacji na wiadomościach. Wiele osób uzna go za przydatny w życiu zawodowym, a niektórzy także w życiu osobistym.